Aviso de Privacidad para Solicitantes de Empleo

Fecha de vigencia 1 de abril de 2020

Introducción

Triple-S Management Corp., sus subsidiarias y afiliadas (identificadas ante usted durante el proceso de solicitud), («Triple-S», «nosotros» o «nuestro/a[s]») es la compañía que está ofreciendo la vacante para la que usted solicitó. Este Aviso de Privacidad para Solicitantes de Empleo o Candidatos («Aviso de Privacidad para Candidatos») describe cómo Triple-S y sus subsidiarias y afiliadas, ubicadas en el Estado Libre Asociado de Puerto Rico de los Estados Unidos, recopilan y procesan información personal en línea o sin conexión durante el proceso de solicitud y reclutamiento.

Triple-S valora su confianza, respeta su privacidad y está comprometida con la gestión, el uso, el trato confidencial y la protección responsables de su información personal. Triple-S solo procesará su información personal de acuerdo con el presente Aviso de Privacidad para Candidatos, salvo que la ley aplicable disponga lo contrario.

Información personal que recopilamos sobre usted y cómo la recopilamos

Información personal 

Para propósitos del presente Aviso de Privacidad para Candidatos, la información personal significa toda información recopilada sobre un individuo identificable en relación con su proceso de solicitud y reclutamiento. La información personal excluye datos anónimos o desidentificados que no están asociados a un individuo en particular.

Cuando usted solicita para un puesto vacante en Triple-S, le requeriremos que proporcione información personal sobre usted para que podamos evaluar su solicitud. Si no se proporciona esta información, es posible que se limite la capacidad de Triple-S de considerarlo como un candidato.

Los tipos de información personal que Triple-S puede recopilar como parte de las actividades de reclutamiento incluyen:

  • Información presente en el formulario de solicitud, CV/resumé, carta de presentación, incluidos su nombre, cargo, información de contacto, historial de empleo, experiencia, habilidades, certificados/capacitaciones, licencias profesionales y otras relacionadas con trabajo, permisos y certificaciones que posee;
  • Información relacionada con el carácter y las referencias laborales y el estatus de autorización de empleo;
  • Antecedentes tales como formación académica, incluidos títulos, certificados, expedientes académicos, historial crediticio y/o investigación de antecedentes penales (si son relevantes a la solicitud y se permite según la ley aplicable).
  • Información disponible para el público proveniente de fuentes públicas;
  • Cualquier información personal adicional que, de alguna manera, nos proporcione, como preferencias o pasatiempos personales y sociales.

Para obtener más información sobre cierta información técnica que Triple-S puede recopilar sobre usted en relación con su visita a nuestros sitios web usando «cookies» y otras tecnologías similares, consulte nuestros Términos de Uso de Sitios Web.

Información personal confidencial

De conformidad con la ley aplicable, podremos preguntar sobre el origen étnico/racial, estatus de veterano, género y discapacidades de nuestros solicitantes para el monitoreo del cumplimiento de la igualdad de oportunidades en el empleo. Sin embargo, para propósitos de su solicitud, la presentación de esta información es completamente voluntaria. Si nos proporciona esta información, no será considerada en el proceso de reclutamiento.

De conformidad con lo anterior, y salvo se solicite específicamente o se requiera por ley, pedimos que evite suministrar información en su solicitud que pueda calificar como información confidencial según la ley aplicable. Información confidencial puede incluir datos sobre religión, salud, origen étnico, edad, identidad de género, nacionalidad, orientación sexual o afiliación política, entre otros. En la medida en que nos proporcione información personal confidencial, se entiende que usted autoriza de forma expresa a Triple-S a manejar tal información de acuerdo con este Aviso de Privacidad para Candidatos.

Si tiene una discapacidad y quisiera que Triple-S considere cualquier acomodo razonable, puede proporcionar esa información durante el proceso de reclutamiento.

Según lo establecido con anterioridad, Triple-S también puede preguntar sobre antecedentes penales después de una oferta de empleo condicional, cuando lo permita la ley aplicable.

Información personal recopilada de terceros u otras fuentes

Según lo permita la ley aplicable y/o en conformidad con su consentimiento, Triple-S puede obtener información sobre usted de terceros u otras fuentes. Por ejemplo, y cuando sea pertinente a su solicitud, Triple-S puede llevar a cabo investigaciones de antecedentes a través de un proveedor de servicios externo o verificar información que presentó en su solicitud relacionada con su educación previa, empleo anterior, historial crediticio y/o antecedentes penales.

Cómo Triple-S utiliza su información personal

La información que usted presente a Triple-S como parte del proceso de solicitud y reclutamiento será utilizada por nosotros, según lo permita la ley aplicable, para los siguientes propósitos comerciales legítimos:

  • Evaluar sus habilidades, capacidades y certificaciones en relación con los requisitos del puesto;
  • Para la investigación de antecedentes del solicitante, verificar su información y llevar a cabo investigaciones de empleo, antecedentes y referencias, sujeto a su consentimiento o según lo requiera la ley, cuando corresponda;
  • Crear un perfil del candidato que pueda utilizarse para identificarlo o considerarlo para otras oportunidades profesionales que puedan alinearse con sus necesidades e intereses (a menos que le haya informado a Triple-S que no desea que su información se almacene para tales propósitos);
  • Datos internos y análisis estadísticos;
  • Mantener registros relacionados con nuestro proceso de contratación;
  • Cumplir con o monitorear el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios u otros requisitos de gobernanza empresarial;
  • Comunicarnos con usted sobre su solicitud y el proceso de reclutamiento.

En el caso de que Triple-S lo contrate, la información personal recopilada como parte de su proceso de solicitud y reclutamiento puede ser incorporada en nuestro sistema de recursos humanos y puede usarse para gestionar el proceso de nuevas contrataciones. Tal información puede ser parte de su expediente de empleado y se puede usar para otros propósitos de empleo relacionados.

Triple-S no toma decisiones automatizadas sin intervención humana en relación con su proceso de solicitud y reclutamiento.

Transferencias de información personal entre afiliadas

Triple-S puede compartir información de los candidatos con sus afiliadas que están involucradas en la evaluación de candidatos para puestos disponibles. Al hacerlo, Triple-S continúa siendo responsable de toda información personal que se utiliza entre las afiliadas.

Todo acceso a su información personal para los propósitos descritos en esta declaración de privacidad se limita estrictamente al personal que necesita tener acceso a dicha información para ejercer sus obligaciones.

Divulgación de información personal a terceros o proveedores de servicios

En ocasiones, Triple-S también puede compartir su información personal con terceros u otros proveedores de servicios, tales como agencias de reclutamiento, consultores y servicios de verificación de antecedentes. Si su información es compartida de esta manera, Triple-S solo lo hace cuando es necesario, y provee la información estrictamente necesaria para las funciones o los servicios que se prestarán. Triple-S no permite que terceros u otros proveedores de servicios utilicen su información personal para sus propios fines. Triple-S siempre buscará asegurar que cualquier tercero o proveedor de servicios que maneje su información personal la proteja y la trate de manera confidencial y de acuerdo con esta declaración de privacidad y la ley aplicable.

Otros usos y divulgaciones

Como se indicó con anterioridad, Triple-S también puede usar y divulgar su información personal según sea necesario o apropiado para cumplir con la ley aplicable u obligaciones legales. Por ejemplo, esto puede incluir responder a solicitudes de autoridades públicas o gubernamentales (por ejemplo, citaciones, órdenes de allanamiento); según sea necesario para proteger sus intereses vitales (por ejemplo, en el caso de una emergencia o por razones de salud y seguridad si usted asiste a una entrevista en nuestros establecimientos); o según sea necesario para ejercer o defender nuestros derechos, incluida la prevención de fraude o en relación con alguna reorganización corporativa, fusión, empresa común (joint venture), o procedimiento similar.

Por cuánto tiempo Triple-S almacena su información personal

Triple-S almacena su información personal en relación con los propósitos descritos en la presente declaración de privacidad de acuerdo con todos los requisitos legales, reglamentarios u otros requisitos de gobernanza empresarial aplicables. Una vez se cumplen esos requisitos, Triple-S destruye su información personal de manera segura en conformidad con todos los períodos de retención de documentos correspondientes y leyes y reglamentaciones aplicables.

 

Seguridad y confidencialidad

Triple-S mantiene y también requiere que sus proveedores de servicios mantengan, implementen y cumplan con un programa de seguridad de la información y datos por escrito que contenga salvaguardas administrativas, técnicas y físicas apropiadas diseñadas para proteger la seguridad y la confidencialidad de su información personal.

Acceso para solicitantes y alternativas relacionadas con su información personal

Al registrarse en el sitio de carreras de Triple-S, puede acceder, revisar y cambiar su información personal almacenada allí iniciando sesión en el sitio y actualizando la información de su cuenta, según corresponda. Para cambiar la información personal que ya envió para su consideración para un puesto específico, actualice su perfil y reenvíe su solicitud para ese puesto. Triple-S recomienda que actualice su información personal de inmediato si esta cambia o es incorrecta.

Cuando la ley aplicable lo permita, puede revisar, acceder, corregir, actualizar, restringir o eliminar su información personal; solicitar que dejemos de utilizar su información personal, según lo permita la ley aplicable, o solicitar una copia de su información personal. Puede hacer tal solicitud contactándonos como se indica a continuación en la sección de Preguntas o inquietudes. Triple-S responderá a su solicitud en conformidad con la ley aplicable.

Para su protección, es posible que Triple-S necesite verificar su identidad antes de procesar cualquier solicitud relacionada con su información personal.

Tenga en cuenta que es posible que cierta información personal pueda estar exenta de alguna de las solicitudes anteriores según las leyes aplicables de protección de datos u otras leyes y reglamentaciones.

Representaciones y responsabilidades de los solicitantes de empleo

Al presentar información personal de manera voluntaria durante su proceso de solicitud y reclutamiento, usted garantiza y declara que toda la información proporcionada está completa, correcta, verdadera y no es engañosa de ninguna manera. Presentar información incorrecta, incompleta o engañosa durante el proceso de solicitud y reclutamiento puede conllevar el rechazo de su solicitud o medidas disciplinarias, incluida la terminación de su empleo si Triple-S identifica este tipo de información luego de ser contratado.

Si nos proporciona información personal de una referencia o de algún otro individuo, es su responsabilidad avisar y/u obtener el consentimiento de esa persona antes de enviar la información a Triple-S. Al proporcionar información personal a Triple-S sobre una referencia, por la presente usted declara y garantiza que ha obtenido el consentimiento de tal persona para que Triple-S recopile y procese dicha información según se describe en esta declaración de privacidad.

Además, por la presente afirma que ninguna información enviada a Triple-S como parte del proceso de solicitud y reclutamiento viola ningún derecho de terceros.

 

Cambios al Aviso de Privacidad para Candidatos

Triple-S puede revisar y actualizar su Aviso de Privacidad para Candidatos ocasionalmente y a su discreción para abordar desarrollos organizativos, cambios en el proceso de reclutamiento o solicitud, o cambios en las leyes o reglamentaciones aplicables. Todos los cambios entrarán en vigor inmediatamente después de publicarse en el sitio de carreras de Triple-S.

Se le notificará si en algún momento Triple-S decide utilizar su información personal de una manera sustancialmente diferente a la indicada en el momento en el que se recopiló.

Enlaces a los sitios web de terceros

Este Aviso de Privacidad para Candidatos no aborda la privacidad, la información u otras prácticas de cualquier tercero que opere los sitios web o el servicio que puede vincular o hacer referencia al sitio de carreras de Triple-S, y Triple-S no es responsable de ello. La incorporación de un enlace por parte de un tercero al sitio de carreras de Triple-S no implica y no deberá interpretarse como una aprobación del sitio web o servicio del tercero por parte de Triple-S.

Se aconseja a los candidatos leer los avisos de privacidad o los términos de uso de aquellos sitios web o servicios de terceros cuando accedan a ellos.

Aceptación y consentimiento

Al solicitar a un puesto vacante en Triple-S y enviar información personal como parte del proceso de solicitud y reclutamiento, usted consiente al uso de su información personal según se describe en el presente Aviso de Privacidad para Candidatos.

Preguntas o inquietudes

Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso de Privacidad para Candidatos o inquietudes sobre cómo Triple-S gestiona su información personal, comuníquese con el director de Ética y Cumplimiento Corporativo de Triple-S enviando un correo electrónico a dallende@ssspr.com o llamando al 787-749-4949. No obstante, al hacerlo, absténgase de incluir información confidencial en el/los correo(s) electrónico(s) que nos envía.